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【時短術】早く帰りたい人がExcelを活用できるようになるべき3つの理由

うさ美

早く仕事を終えて、帰れるようになりたい…

そう思ったことはありませんか。

教員はとても忙しいので、どうしても家に帰るのが遅くなりがちです。

どうしたら早く仕事を終えて帰れるようになるのでしょうか。

答えのひとつは、ズバリ「Excelを活用できるようになること」です。

Excelを活用できるようになると、良いことがたくさんあります。

Excelを活用できるようになったら…

① 成績処理などの作業時間を短縮できる

② 自分で使いやすいデータを作ることができ、しかも直すことができる

③ 人のスケジュールに影響されることなく仕事を進められる

僕自身もExcelを自分で使えるようになってから、早く帰ることができるようになりました。

Excelを使えないままであったら、きっと今も仕事は遅いまま、疲れ果てて帰宅する日々を送っていることでしょう。

この記事を読むと、Excelを活用できるようになるべき理由がわかります。

この記事を読むとわかること
STEP
教員の仕事にExcelは必須!

どんな仕事にExcelを使うのか?

STEP
Excelを使えない教員が行っている対策例

これをしていては、早く帰ることはできません!

STEP
Excelを活用できるようになるには?

Excelを活用できるようになるための方法を教えます。

この記事を書いている僕も、仕事を始めて3年間は時間外勤務が月160時間を超えていました。

毎日毎日、夜の9時まで職員室で仕事をする日々。

ストレスがたまり、睡眠時間も削られ、体重も増えていく。そんな毎日でした。

けれどもExcelを仕事に活用できるようになってから、遅くとも18時には退勤できるようになりました。

そんな僕が、「Excelを活用できるようになるべき3つの理由」をお伝えしていきます。

先に結論を書いておきます。

結論

【早く帰りたい人がExcelを活用できるようになるべき3つの理由】

・教員の仕事にはExcelが必須だから

・他人の作ったデータは使いにくかったり、壊れたときに直せなかったりするから

・得意な人に聞き続けても早く帰ることはできないから

「早く帰りたい」「Excelを使って作業効率を上げたい」と思っている人は、ぜひ参考にしてみてください!

目次

教員の仕事にはExcelが必須

silver imac apple magic keyboard and magic mouse on wooden table
Photo by Pixabay on Pexels.com

教員の仕事には、Excelを使って行った方が効率の良くなるものが数多くあります。いくつか例を挙げて紹介しましょう。

①成績の処理

成績を算出するためには、Excelを活用した方が絶対に効率が良いです。

それは、Excelで合計点数や平均点を出したり、条件をつけて子どもたちの名前を並べ替えたりすることができるからです。

成績処理で使えるExcelの関数の一例

  • 合計する・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・SUM関数
  • 平均を出す・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・AVERAGE関数
  • 順位をつける・・・・・・・・・・・・・・・・・・・RANK関数
  • 特定の文字列が入力されているセルの数を数える・・・COUNT IF関数
  • 条件にそったデータを自動で入力する・・・・・・・・VLOOKUP関数

これができるとできないのとでは、作業の効率に天と地ほどの差が生まれます。

また、紙媒体でのデータ保管は、紛失したときにとても困ります。

Excelのような電子データでしたら、バックアップをきちんとしておけば、データを紛失する心配もありません。

②アンケートの集計

Excelはアンケートの集計を行うときにも、力を発揮してくれます。

いまだに手作業で集計する方もいますが、それでは早く帰ることはできません。

上で述べたCOUNT IF関数がとても役に立ちます。A、B、Cで回答した人数をそれぞれカウントしてくれるからです。

もっとも、アンケートをフォームを用いて集計する学校も増えてきているため、そこまで各教員が集計を行うこともないのかもしれません。

Excelの使えない教員が行っている対策例

それでは、Excelを使えない教員は、どのようにしてこれらの仕事を行っているのでしょうか。

Excelを使えない教員が行っている対策例

① 時間をかけてなんとかする

② 人が作ったデータをもらう

③ Excelを使える教員にやり方を聞く

順に解説していきます。

① 時間をかけてなんとかする

多くの教員が陥っているのが、この「時間をかけてなんとかする」思考です。

例えば成績処理であれば、膨大な作業時間を必要とします。

それをExcelを活用して作業効率を上げることなく、ただただ時間をかけて処理している教員もいます。

この思考になっている限り、残念ながら早く帰ることはできません。

② 人が作ったデータをもらう

最も多くの教員が行っている対策でしょう。

誰かが作ったデータを利用し、数値だけを入力して成績を算出している方がいらっしゃることでしょう。

これでもいいのですが、致命的な欠点があります。

それは、データが壊れたとき、自分では直せないことです。

どんな仕組みで動いていたのかわからないので、一度データが壊れてしまったら、それっきりです。

データが壊れるまでいかなくとも、どこかの関数を誤って消してしまったら、もう使うことはできません。

そんな不安定な対策方法です。

③  Excelを使える教員にやり方を聞く

これも多くの教員が行っていることでしょう。

得意な人に聞いて、教えてもらう。

一見よさそうに見えますが、これも致命的な欠点があります。

それは、いつも教えてもらえるわけではないことです。

相手にも仕事やプライベートがありますから、いつもいつも教えてもらえるわけではありません。

自分が困ったときに、頼る相手がいなかったら?

結局、「時間をかけてなんとかする」しかなくなってしまうのです。

これでは、早く帰ることはできません。

Excelを活用できるようになるには?

man working on laptop while woman takes notes
Photo by Canva Studio on Pexels.com

もしもExcelを活用できるようになったら?

もしもこの記事を読んでいるあなたが、Excelを活用できるようになったら?

今まで述べてきたことが全て逆転します。

Excelを活用できるようになったら…

① 成績処理などの作業時間を短縮できる

② 自分で使いやすいデータを作ることができ、しかも直すことができる

③ 人のスケジュールに影響されることなく仕事を進められる

これらの理由から、僕の時間外勤務は月20時間まで減少しました。

また、さらにうれしい誤算もありました。それは、

④ 人に教えられるようになり、信頼されるようになった

ことです。信頼を得ることはチームで仕事にあたる教員の世界において、絶大な力を発揮します。

Excelを活用できるようになる方法

ここまで読んでくれた方は、きっと「Excelを活用できるようになりたい!」と思っているのではないでしょうか。

残念ながらこの記事を読むだけではExcelを活用できるようになりません

Excelが活用できることは技術であり、その効用を知っているからといってすぐにできるようになるものではないのです。

ですから、習得には時間が必要です。

うさ美

そんなこと言って…そもそも学ぶ時間がないんですってば!

と思う気持ちもわかります。

しかし、先ほども言ったようにExcelを活用できることは技術です。

技術である以上誰にでも習得できますし、また、身につければ無くすことはありません。

その意味で、習得は早ければ早いほどいいでしょう。

身につける時期が早いほど、習得にかかった時間を補って余りある時間を生んでくれるはずです。

Excelを活用できるようになるには、まずある程度の知識をつける必要があります。

ある程度の知識がついてくると、ネットの情報を参照しながら、自分で学びを進めることができるようになります。

うさ美

Excelを活用できるようになりたい、でも何を学んでいいかわからない…

このような方には、オンラインで知識を体系的に学ぶ方法がおすすめです。

まずはHPで、どのような知識を学べるのかをチェックしてみてください。

ぜひともExcelを活用できるようになり、早く帰れるようになりましょう!

結論:早く帰りたい人はExcelを活用できるようになるべき

結論

【早く帰りたい人がExcelを活用できるようになるべき3つの理由】

・教員の仕事にはExcelが必須だから

・他人の作ったデータは使いにくかったり、壊れたときに直せなかったりするから

・得意な人に聞き続けても早く帰ることはできないから

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、良い教員ライフを!

「魅力的な教員」になるためには?

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この記事を書いた人

子どもたちの成長を間近で見ることができる、教員の仕事ってとっても魅力的!でも労働環境が良くないのもまた事実。解決方法を模索しながら奔走する毎日を過ごしています。公立小中学校で勤務して11年目です。
教育大学卒。専門は社会科(政治学)。ネコ派。二児の父。

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